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物管学堂:“小事化了”处理物业投诉-合和社区
发布时间:2019-11-07        浏览次数:35        返回列表

在小区物业管理过程中,总免不了接到业主的投诉,怎么处理业主投诉?催天下通过“汇法网”搜集整理了以下三个案例,并做分析,提供解决路径。

案例一:

A项目业主诉称,项目的物业管理越来越糟,物业服务一直处于下滑的趋势,总是漠视业主的需求,一个车库漏水的问题反映了好几个月还没有解决,且漏水的原因非常简单,只是车位上方的水管在滴水,只需工人拿个梯子简单维修就好了,如此简单的事情却一直得不到处理。

案例二:

B项目业主何先生反映:楼上业主高空抛物把自家阳台搭建的玻璃打碎了。此前多次投诉,说常有牛奶盒、麻将等物品从上空坠下。每次反映问题后,物业人员没有核查就到家中对老人说找不到责任人,无法处理。何先生对此十分不满,强调如坠物砸到人谁负责?为何某某小区的物业能安装高空抛物摄像头,而我们小区的摄像头就起不了作用?何先生强烈要求物业重视并给出解决方法。

案例三:

某小区业主通过拨打物业的服务监督热线反映两个问题:1、垃圾桶破烂未及时更换:小区垃圾桶不够,别单元的垃圾扔到这个单元,有的业主乱扔垃圾,很臭。2、小区地漏盖破损未及时维修,下雨时泥沙等杂物堵塞管道。业主表示,除以上列举的例子,其经常向物业反映问题,都得不到及时、妥善的解决,认为物业服务不如从前,工作人员也不如从前负责。物业行业普通存在投诉现象,一线工作人员经常感慨:感觉自己每天都在忙于“灭火”。然而,作为管理者应该知道,再大的“火”可能只是一个火星引起的,跳出在现场“灭火”的局限,去发现“火星”隐患并及时消灭这“星星之火”,才是良策。以上三个案例,表面上看,是关于水管漏水、高空抛物和垃圾处理的事件投诉,但仔细分析一下,投诉漏水的业主认为物业“总是漠视业主的需求”;投诉高空抛物的业主反映“多次投诉”、“物业没有核查,就说无法处理”;投诉垃圾处理的业主认为“经常向物业反映问题,都得不到及时、妥善的解决”。三个案例都是起因于业主的诉求得不到及时重视与解决,积怨不断就转化为投诉。此类投诉拷问物业的工作态度、服务意识及投诉处理流程和执行力,处理得好就能小事化了:

1.重视:

对于业主的诉求,物业应当非常重视,及时反馈、跟进。这样,业主就会有被“重视”的感觉,对物业企业工作的“理解度”就会增加,在理解的基础上,诉求演变为投诉的可能性很小。当然,光态度好,表面很“重视”,背后一动不动,肯定于事无补。

2.沟通:

接到业主的诉求,物业在通常情况下会立即进行处理,但限于费用、技术,可能收效甚微。此时,诉求处理过程中的沟通尤显重要。沟通能让业主感受到你的诚心与工作的实际难度,良好的沟通产生理解与信任。基于对物业的理解与信任,业主一般不会投诉。相反,如果物业妥善处理了较难问题,会给业主留下非常好的印象,甚至赢得赞誉。

3.流程:

诉求被忽略,有时候不是人员责任心问题,而是流程管理问题。住宅小区业主众多,来自各种渠道的诉求,谁来统筹负责小区业主诉求?谁派单?派给谁?谁跟进?谁回访?哪个岗位负责对业主所有信息进行归口汇总?这些问题的解答就是处理业主诉求的流程过程。如果流程不顺,信息没有全部收集到或者没有及时派单,又或者处理过程中出了问题还没有反馈,没有对业主进行回访,没有人统一盘点****等等,没有形成闭环,都可能导致业主诉求漏单。而服务者1%的漏单,对业主就是****的不满意,诉求可能转化为投诉。

4.执行力:

对于业主的诉求,物业可以应用首问责任制,要求30分钟内响应业主需求,信息归口管理每天盘点,要求在一个工作日向业主反馈投诉处理情况,约定时间内未处理的服务应该升级上报,诉求处理后必须回访。执行力,反映的是团队的统一行动力,需要持之以恒的培训、激励、沟通、跟进、考核。

5.服务意识:

业主的诉求就是业主的关注点,业主是物业服务品质的验证人。服务意识是一个比较抽象的概念,要求物业的职业敏感度,强调“我是眼睛”,随时都在发现问题,从业主的举手投足当中发现被服务的需求;强调“我是耳朵”,随时都在倾听业主的声音;强调“我是嘴巴”,会把需求和问题快速传递;强调“我是手”,力所能及的事情马上处理,及时帮助业主解决问题。

合和社区计划”借用大数据、高科技手段为物业公司赋能,致力于打造和谐社区,破除物业行业发展过程中遇到的瓶颈,有效提升业主满意度,促进物业行业健康快速发展。


 
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