“专利证明文件和文件副本”业务办理操作说明

  “证明文件和文件副本”业务办理操作说明

公众可以通过“专利业务办理系统”中的“专利事务服务”模块，

以电子方式提出办理各种“证明文件和文件副本”办理请求。包括“在

先申请文件副本”、“专利登记簿副本”、“专利说明书”、“专利

证书证明”、“专利授权程序证明”、“批量专利、申请法律状态证

明”、“批量专利法律状态证明”和“申请人名称变更证明”。

“证明文件和文件副本”业务办理系统，有两个功能模块，一个

是“业务办理”，主要功能是提出办理“证明文件”或“文件副本”

办理请求；另一个是“意见陈述历史查询”，主要功能是查询对已提

交的办理“证明文件”或“文件副本”请求存在的问题，所提出的“意

见陈述”内容，以及专利局相关业务部门的答复意见。

一、“业务办理”涉及的功能主要有

1、提出办理“证明文件或文件副本”请求。

2、对未“提交”的请求数据进行“修改”或“删除”。

3、通过“查看详情”浏览已经提交的“请求信息”和上传的“请

求文件”。

4、通过“意见陈述”功能，提出意见陈述。

5、通过“下载”功能，在“发文日期”后（包括“发文日期”），

查看或下载请求办理的“发文方式”为“电子件”的证明文件或文件

副本文件。

6、根据相应的条件对已提交或未提交的请求数据进行查询。

7、上述功能在“操作”栏中，根据业务办理不同的阶段展示相应的功能。

一、 业务办理

1、“基本信息”1、选择点击”业务办理”，进入业务办理页面后，请求人应首

先选择需要办理的专利事务名称。

1.1“在先申请文件副本”、“专利证书证明”、“专利授权程

序证明”、“申请人名称变更证明”只有专利申请人或本案代理机构

可以办理，第三方办理的，需要后续操作“保存”之前，上传相关代

理人委托书或证明文件。

1.2、批量专利、申请法律状态证明只有专利申请人或本案代理

机构可以办理。

1.3、“专利登记簿副本”、“专利说明书”和“批量专利法律

状态证明”任何人都可以办理。

2、“请求人信息”2.1、系统会根据“请求人”登录“专利业务办理系统”的身份

信息，自动带入“请求人姓名”、“请求人电话”、“请求人地区”

信息，该信息不可更改。

2.2、“所选国”默认为“中”。

2.3、请注意： “请求人地区”信息在办理账号注册手续时，不

是必填项，如果需要办理专利事务服务涉及的业务内容，请务必在账

号注册时完整填写，否则系统将无法进行正确的业务分配，导致业务

处理流程受阻。

3、“请求信息”3.1、输入“申请号”。

3.1.1、办理“先申请文件副本”、“专利登记簿副本”、“专

利说明书”、“专利证书证明”、“专利授权程序证明”和“申请人

名称变更证明”时，输入办理该业务的“申请号”即可。

3.1.2、办理“批量专利法律状态证明”或“批量专利、申请法

律状态证明”时，输入缴纳费用的“主申请号”。3.2、选择“制作类型”

“制作类型”选择“纸件”时，“请求人”应对“送达方式”进

行选择。

3.3、选择“送达方式”

“送达方式”选择“自取”时，应在“自取地址（国知识产权

局专利局或代办处）”下拉框中，选择具体的自取地址(国知识产

权局专利局或专利代办处)。3.4、选择“副本类型”

请求办理“专利登记簿副本”业务，需要选择“副本类型”。

3.4.1、“标准版本”是目前国内正常使用的“专利登记簿副本”

样式。

3.4.2、“中英文版本”是用于“柬埔寨注册登记”使用的“专

利登记簿副本”样式。

3.4.3、“海牙版本”是针对“海牙专利申请”出具的“专利登

记簿副本”样式。

3.5、选择“办理数量”。

3.6、“缴费人”和“缴费收据号”的填写

3.6.1、如果“缴费人”与“请求人名称”不一致，“缴费人”

已经缴纳了该次办理业务的“证明文件副本费”，可以填写 “缴费

收据号”。

3.6.2、或者准备缴纳费用，或已缴纳费用，还未获得收据号，

可以填写费用缴纳的“缴费人”名称。3.6.3、“缴费收据号”和“缴费人”填写其一即可。

3.6.4、如果“缴费人”与“请求人名称”一致，不需填写“缴

费人”或“缴费收据号”。

3.6.5、注意：纸质或电子方式缴费“收据抬头”可能是系统记

载的实际“缴费人”，但也有可能不是系统记载的实际“缴费人”。

3.6.5.1、“缴费人”一定要填写实际“缴费人”，而不是“收

据抬头”。

3.7、选择“办理用途”

4、申请号信息办理“批量专利法律状态证明”和“批量专利、申请法律状态证

明”业务，需要在此进行专利或专利申请号的“增加”、“导入”或

“删除”。

4.1、“增加”，可以将专利或专利申请号单个进行输入。

4.2、“导入”，可以将一个 Excel 表中的 300 个专利或专利申

请号进行批量导入。

4.3、“删除”，可以将输入或导入的专利或专利申请号予以删

除。

4.4、申请号批量“增加”、“导入”，并“保存”后，系统会

对导入的申请号进行如下判断。

4.4.1、是否重复，如果重复，系统会自动予以去重处理。

4.4.2、申请号是否授权，如果未授权，只能办理“批量专利、

申请法律状态证明”。

4.4.3、申请号与“请求人”的关系，判断“请求人”可以办理

何种批量证明文件。4.4.4、未授权的专利申请号，只能由本案专利申请人或本案专

利代理机构办理“批量专利、申请法律状态证明”。

5、联系人信息

5.1、“请求人”为本案专利申请人或专利代理机构时，系统会

带入相关“联系人信息”，可以进行修改。

5.2、“请求人”非本案专利申请人或专利代理机构时，需自行

填写相关信息。

6、附加文件6.1、请求人根据业务办理要求，可以上传代理委托书和相关证

明文件，每次点击上传只会保存一种“文件类型”，如需上传多个“文

件类型”，请重复上传，只允许上传支持 jpeg、jpg、png、tif、tiff、

pdf 文件，且不超过 2M。

6.2、请求人选择文件类型，选择本地文件，“选择上传文件”，

再选择“上传”，将文件上传系统。

6.3、请求人已上传的附加文件，可在附加文件中预览或删除。7、保存、保存并继续

7.1、进行单件业务请求，可以直接点击“保存”后，“返回”

业务办理页面。

7.2、进行多件业务请求，可以点击“保存并继续”后，留在本

页面继续进行请求业务的办理。

8、操作8.1、查看详情

“请求人”已采的证明文件和文件副本办理请求，可在“操作”

的“查看详情”中进行浏览。

8.2、修改

“请求人”可对已采，未“提交”的“证明文件和文件副本”

办理请求，可在“操作”中进行相关信息的“修改”。

8.3、删除

“请求人”可对已采，未“提交”的“证明文件和文件副本”

办理请求，可在“操作”中进行 “删除”。

8.4、提交

“请求人”已采并保存的证明文件和文件副本办理请求，在采

集并保存后，可在“操作”中进行“提交”。

8.5、意见陈述

请求人针对办理的业务，提出相关意见或说明。

8.6、下载自取凭条

选择“送达方式”为“自取”时，该“自取凭条”记载了“请求

序列号”、“申请号”、“请求人名称”、“证件号码”、“专利事

务名称”、“请求日期”和“发文日期”。“经办人”凭此条可以在

“发文日期”后（包括“发文日期”），到相关专利事务服务窗口办

理“自取”手续。

8.6、下载

在“发文日期”后（包括“发文日期”），查看或下载“送达方式”为“电子件”的，各类证明文件或文件副本的电子件。

8.7、上述各个功能，在不同的业务阶段会出现不同的功能。例

如，“查看详情”、“意见陈述”，请求文件提交后，这两个功能就

会一直存在； “修改”、“删除”和“提交”，在请求数据“保存”

后，“提交”前，就会一直存在；选择了“自取”文件的，就会出现

“下载自取凭条”；如果请求制作的电子文件“发文日期”已到，就

会出现“下载”功能......。

9、查询

“请求人”可对采保存后“未提交”或“已提交”的“证明文

件和文件副本”办理请求，使用“申请号”、“专利事务名称”、“制

作状态”、“请求日期”、“发文日期”等查询条件进行查询。

二、意见陈述历史查询1、主要功能是查看国知识产权局对本案所提“意见陈述”的

答复。

2、该功能主要是用于“请求人”提出意见陈述后，国知识产

权局会针对“意见陈述”给予答复，“请求人”可以通过“申请号”、

“陈述日期”、“处理日期”、“处理状态”和“业务办理序列号”

进行查询，在“查询结果”中查看国知识产权局的“答复意见”内

容。

来源：原创  专利集市

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